Ihre Adressen verwalten
Eine neue Adresse anlegen
Eine Hauptadresse erfassen
- Klicken Sie im Menüband unter »Start: Adresse« den unteren Teil der Schaltfläche »Neu« an.
- Wählen Sie hier »Neue Hauptadresse« aus.
- Alternativ: Klicken Sie im Menüband unter »Start: Adresse« auf den oberen Teil der Schaltfläche »Neu« oder drücken Sie die Tastenkombination »Strg+N«.
Adresszuordnung
Es öffnet sich ggf. ein Dialog, der je nach Voreinstellungen sehr unterschiedlich aussehen kann. Mit der Adresszuordnung legen Sie fest, wer Zugriff auf diese Adresse haben soll.
- Geben Sie in die zunächst leere Adressmaske die Daten der Hauptadresse ein. Diese Daten können später automatisch in die zugehörigen Nebenadressen übernommen und dort jederzeit überschrieben und geändert werden.
Tipps zum Eingeben der Daten
- Rot markierte Felder sind Pflichtfelder.
- Bei der Eingabe der Daten in die verschiedenen Felder sind Sie nicht an eine bestimmte Reihenfolge gebunden.
- Sie wechseln zwischen den Feldern, indem Sie einfach in ein anderes Feld klicken oder
- sich mit der »Eingabe«- oder der »Tabulator«-Taste von Feld zu Feld bewegen.
- Felder, für die Sie keine Informationen haben, lassen Sie leer.
- Ebenso lassen Sie die Felder leer, die später in den Nebenadressen mit individuellen Angaben gefüllt werden sollen (z.B. mit der Durchwahl eines Ansprechpartners).
- Felder mit einer Auswahlliste sind durch einen Listenpfeil gekennzeichnet.
- Sie können eine solche Liste öffnen, indem Sie auf diesen Pfeil klicken oder die Taste »F8« drücken.
- Das Feld »PLZ/Postfach« wird verwendet, wenn eine Postfachadresse vorhanden ist. In den Feldern »Straße«, »PPZ«, »Postfach«, »Land«, »PLZ« sowie »Ort« kann mit der Taste »F8« das mitgelieferte Postleitzahlenverzeichnis aufgerufen werden. Es enthält alle Postleitzahlen und PPZs. Wurden in der Adressmaske bereits Angaben zu Land, Postleitzahl und Ort gemacht, werden diese beim Vorschlag berücksichtigt.
- Im Feld »Land« geben Sie an, in welchem nationalen Verzeichnis gesucht werden soll.
- Bei Fehleingaben können Sie über die Schaltflächen »Neue Suche« und »Werte zurücksetzen« eine neue Suche starten.
- Wenn Sie die gewünschten Adressdaten eingegeben haben, bestätigen Sie mit »OK«.
Personenbezogene Daten
Es öffnet sich ggf. ein Dialog, der nach der Quelle personenbezogener Daten fragt.
- Wählen Sie den relevanten Grund aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Sie haben Ihre erste Hauptadresse erfolgreich angelegt.
Eine Nebenadresse anlegen
Einer Hauptadresse sind eine oder mehrere Nebenadressen zugeordnet. Sie enthalten vor allem unterschiedliche Ansprechpartner. Die relevanten Daten werden von der Hauptadresse übernommen. Sie können diese durch individuelle Daten ergänzen oder überschreiben.
Beachten Sie
Nebenadressen können nur angelegt werden, wenn Ihr Systemverwalter unter »Datei: Datenbank: Allgemeine Einstellungen: Hierarchie« die sogenannte »Hierarchie« eingeschaltet hat.
- Klicken Sie im Menüband unter »Start: Adresse« auf den unteren Teil der Schaltfläche »Neu«. Wählen Sie hier »Neue Nebenadresse«.
Adresszuordnung
Es öffnet sich ggf. ein Dialog, der je nach Voreinstellungen sehr unterschiedlich aussehen kann. Mit der Adresszuordnung legen Sie fest, wer Zugriff auf diese Adresse haben soll.
Sie werden gefragt, ob Sie eine Haupt- oder Nebenadresse anlegen möchten. Achten Sie darauf, dass unter »Bestehende Adresse« tatsächlich die Adresse angezeigt wird, zu der Sie eine Nebenadresse erfassen wollen.
- Klicken Sie auf »Nebenadresse« bzw. »OK«.
Ansprechpartner in der Hauptadresse
Wenn in der Hauptadresse bereits ein Ansprechpartner hinterlegt ist, bietet Ihnen das System an, diesen automatisch aus der Hauptadresse zu entfernen und in die Nebenadresse zu verschieben.
In der sich öffnenden Adressmaske sind bereits Daten aus der Hauptadresse eingetragen.
- Erfassen Sie die zusätzlichen Daten der Nebenadresse.
- Wenn Sie die gewünschten Adressdaten eingegeben haben, bestätigen Sie mit »OK«.
Personenbezogene Daten
Es öffnet sich ggf. ein Dialog, der nach der Quelle personenbezogener Daten fragt.
- Wählen Sie den relevanten Grund aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Sie haben Ihre erste Nebenadresse erfolgreich angelegt.
Direkte Adressübernahme per Zwischenablage
Ihr cobra CRM übernimmt Adressen aus beliebigen anderen Anwendungen oder aus dem Internet per Zwischenablage oder »Drag-and-Drop«. Das erspart Ihnen eine Menge Zeit und Arbeit.
- Öffnen Sie die Adresstabelle.
- Kopieren Sie die relevante Adresse in die Zwischenablage.
- Wechseln Sie zu zurück zu cobra CRM.
- Erteilen Sie dort den Befehl »Start: Zwischenablage: Einfügen«.
Drag-and-Drop
Alternativ und noch schneller können Sie die Adressdaten via Drag-and-Drop zu cobra CRM übertragen.
- Markieren Sie dazu die relevanten Adressdaten.
- Ziehen Sie Ihre Auswahl mit gedrückter linker Maustaste auf die Adresstabelle.
- Lassen Sie die Maustaste los.
cobra CRM schlägt Ihnen vor, wie die Adresse auf die einzelnen Datenbankfelder verteilt werden soll. Sie können diese Zuordnung nach Belieben verändern, indem Sie beispielsweise Feldinhalte ausschneiden und in ein anderes Feld einfügen.
Alternativ haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Adressbestandteile via »>>«- Schaltfläche in die relevanten Zeilen einzufügen.
Falls Ihnen die angezeigten Zeilen nicht genügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen”. Dadurch wird eine leere Zeile angelegt. Wählen Sie aus der Liste das entsprechende Adressfeld aus und tragen Sie rechts den entsprechenden Inhalt ein.
Benötigen Sie eine Zeile nicht mehr, klicken Sie die Schaltfläche »Zeile löschen« an.
- Schließen Sie den Vorgang durch einen Klick auf »Übernehmen« ab.
- Entscheiden Sie, ob es sich um eine neue Haupt- oder Nebenadresse handelt.
Die Adresse wird Ihnen nun in der Adressmaske angezeigt. Hier können Sie die übrigen Ergänzungen vornehmen oder auf »OK« klicken, um die neue Adresse hinzuzufügen.
Eine Adresshierarchie erstellen
Sie können auch eine Einzeladresse in eine Nebenadresse mit einer komplett neuen Hauptadresse umwandeln. Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn Sie bisher nur eine Einzeladresse mit einem Ansprechpartner in einer Firma hatten und nun die Firma als Hauptadresse und den Ansprechpartner als Nebenadresse erfassen wollen.
- Markieren Sie die Einzeladresse, die zur Nebenadresse werden soll. Diese Adresse darf bisher keine Nebenadresse besitzen.
- Erteilen Sie im Menüband den Befehl »Start: Adresshierarchie: Adresshierarchie erzeugen«.
- Klicken Sie auf »Ja«.
Es wird eine neue Hauptadresse mit den Adressdaten der bisherigen Adresse angelegt. Die alte Adresse wird zur Nebenadresse und enthält den Ansprechpartner.
Tipp
Wenn Sie mehrere solcher Hauptadressen in einem Arbeitsschritt in Nebenadressen umwandeln wollen, recherchieren Sie diese.
- Führen Sie anschließend den Befehl »Start: Adresshierarchie: Adresshierarchie aus Recherche« aus.