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Dokumentenverwaltung
Die Dokumentenverwaltung sorgt dafür, dass Sie auf einen Blick sehen, welche Dokumente - Briefe, Faxe, E-Mails, Verträge etc. - zu einer Adresse oder einem Kontakt in Ihrem System vorhanden sind.
Wenn Sie ein Dokument mit einem Kontakt oder einer Adresse verknüpfen, können Sie es später automatisch direkt aus cobra heraus aufrufen.
Automatische Dokumentenverwaltung
Diese Art der Dokumentenverwaltung sorgt beispielsweise dafür, dass beim Versenden eines Serienbriefs bei allen Empfängern automatisch ein neuer Kontakt mit mit einer Verknüpfung zum Dokument angelegt wird und dass die Dokumente automatisch in einem bestimmten Pfad auf dem Server abgelegt werden.
Voreinstellungen Ihres Systemverwalters
- Ihr Systemverwalter legt fest, welche Dokumente (Einzelbriefe, Serienbriefe, gesendete und empfangene E-Mails) von der automatischen Dokumentenverwaltung erfasst werden. Es kann daher vorkommen, dass nicht alle Dokumenttypen von der Dokumentenverwaltung berücksichtigt werden.
- Sie können jedoch alle Dokumenttypen einem Kontakt manuell zuordnen.
- Der Systemverwalter legt auch fest, ob Dokumente sofort oder erst nach Rückfrage der Dokumentenverwaltung unterliegen sollen.
- Der Systemverwalter legt außerdem fest, wo und unter welchem Dateinamen die Dokumente abgelegt werden. Dabei kann er z.B. den Pfadnamen so festlegen, dass Ihr Benutzername darin vorkommt.
- Halten Sie sich auf jeden Fall an die vom Systemverwalter vorgegebene Ablagestruktur.
- Wenn Sie ein Dokument erstellen, für das die Dokumentenverwaltung aktiviert wurde, wird es an dem festgelegten Ort gespeichert und mit einem Kontakt verknüpft.
Ein einzelnes Dokument oder einen Ordner manuell zuweisen
- Legen Sie einen neuen Kontakt an: erteilen Sie den Befehl »Einfügen: Kontakte: Neu« (»Strg+J«).
- Klicken Sie im Kontaktdialog auf das »🗏«-Symbol.
- Wählen Sie in Ihrem Datei-Explorer das zuzuordnende Element (Dokument oder Ordner) aus. Eine Abfrage erscheint.
- Entscheiden Sie, wie das Dokument erfasst werden soll.
| Option | Funktion |
|---|---|
| Dokument/Ordner ins DMS aufnehmen | Das Dokument wird der Dokumentenverwaltung unter einem neuen Namen hinzugefügt. Das Dokument oder der Ordner wird an den Ort kopiert, den der Systemadministrator für die Dokumentenverwaltung festgelegt hat. Das Ausgangsdokument bleibt unverändert. |
| Dokument/Ordner am Ursprungsort belassen | Es wird eine Verknüpfung zu dem Dokument an seinem bestehenden Speicherort wird erstellt. |
Das gewählte Dokument wird dem Kontakt zugeordnet.
Sie können das Dokument direkt aus dem Kontakt heraus öffnen, indem Sie auf den Link klicken. Sie können das Dokument auch in der Kontakthistorie öffnen, indem Sie auf das Symbol in der Spalte »Dokument« doppelklicken.