Adressen bearbeiten

Mit den Befehlen des Menübandes (etwa unter »Start: Adresse«), des Kontextmenüs der Adresstabelle sowie einigen Tastenkombinationen stehen Ihnen die wichtigsten Funktionen zum Verändern einzelner oder mehrerer Adressen zur Verfügung.

Viele Befehle können sich auswirken auf

• die aktuelle Adresse,
• alle recherchierten Adressen,
• alle Adressen.

Das Kontextmenü (»rechts Klick auf eine Adresse«) bietet die gebräuchlichsten Bearbeitungsfunktionen an.

Werden gruppenfremde Adressen schreibgeschützt dargestellt (»Datei: Datenbankeinstellungen: Allgemeine Einstellungen«), gibt es Funktionen, die nicht verwendet werden können.

In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass alle Befehle verfügbar sind.

Adresse kopieren

Der Befehl »Start: Zwischenablage: Kopieren« kopiert die aktuelle Adresse in die Zwischenablage. Damit lassen sich Adressdaten in andere Programme übernehmen und zwischen verschiedenen Datenbanken austauschen.

Adresse aus einem anderen Programm in cobra einfügen

Sie können Adressen in einem anderen Programm kopieren und dann über die Zwischenablage nach cobra übernehmen.

• Erteilen Sie in cobra den Befehl »Start: Zwischenablage: Einfügen«.

Es erscheint ein Dialog, in dem cobra Ihnen eine Verteilung der kopierten Daten auf cobra-Felder vorschlägt. Sie können diese Zuordnung ändern.

Adresse aus cobra einfügen

Der Befehl »Start: Zwischenablage: Einfügen« fügt eine kopierte cobra-Adresse aus der Zwischenablage in cobra ein.

Sie werden beim Einfügen gefragt, ob es sich um eine Einzeladresse, eine Haupt- oder eine Nebenadresse handeln soll.

Gegebenenfalls werden Sie darauf hingewiesen, dass durch das Einfügen eine Dublette entsteht.

• Entscheiden Sie, wie Sie damit verfahren wollen.

Adresse duplizieren

Der Befehl »Adresse duplizieren« ist eine Kombination der Befehle »Adresse kopieren« und »Adresse einfügen«.

• Klicken Sie im Menüband unter »Start: Adresse« den unteren Teil der Schaltfläche »Neu« an. Erteilen Sie den Befehl »Adresse duplizieren«.

• Klicken Sie alternativ die zu duplizierende Adresse mit der rechten Maustaste an und erteilen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl »Adresse duplizieren«.

Beim Duplizieren wird die aktuelle Adresse kopiert, eine neue Adresse wird angelegt, und die kopierten Daten werden eingefügt.

Gegebenenfalls müssen Sie entscheiden, ob es sich um eine Haupt- oder Nebenadresse handelt, oder Sie erhalten eine Dublettenwarnung.

Duplizieren Sie eine Adresse, stellt sich die Frage, was mit den zu dieser Adresse gehörigen Zusatzdatensätzen geschehen soll.

• Wählen Sie aus, welche Zusatzdatensätze bspw. Kontakte in den neuen Datensatz übernommen werden sollen. Sie können »keine«, »nur ausgewählte« oder »sämtliche Zusatzdaten« übernehmen.

Außerdem entscheiden Sie, ob beim Duplizieren eine neue Einzeladresse oder eine Hierarchie aus einer Haupt- sowie einer Nebenadresse mit einem Ansprechpartner entstehen soll.

Bisher-Liste

Die Liste Bisher ermöglicht ein schnelles Auffinden der zuletzt bearbeiteten Adressen. In dieser Liste können Sie die Adressen aufrufen, die Sie seit dem letzten Start von cobra oder seit dem letzten Datenbankwechsel bearbeitet haben. Unter »Datei: Benutzerspezifische Einstellungen: Benutzereinstellungen« können Sie festlegen, ob die Liste nur die bearbeiteten oder auch die angesehenen Adressen anzeigen soll.

• Klicken Sie im Menüband den unteren Teil der Schaltfläche »Daten: Verlauf: Bisher« an.

Sie sehen eine Liste der zuletzt aufgerufenen oder bearbeiteten Adressen und können eine Adresse anklicken, um sie zu öffnen.

Sie können auch einen Dialog mit erweiterten Funktionen aufrufen.

• Klicken Sie im Menüband den oberen Teil der Schaltfläche »Daten: Verlauf: Bisher« an oder betätigen den Tastaturbefehl »Strg+I«.

Die zuletzt bearbeiteten Adressen erscheinen im Dialog »Bisher-Liste«.

Mit »Gehe zu« kehren Sie ins Programm zurück, um die ausgewählte Adresse zu bearbeiten.

Mit »Entfernen / Alle Entfernen« löschen Sie Adressen aus der Bisher-Liste. Die Adressen selbst bleiben bestehen.

»Alle recherchieren« recherchiert die Adressen aus dieser Liste in der Adresstabelle. Besteht bereits eine Recherche, wird diese aufgehoben.

Feldinhalte ersetzen / ergänzen / löschen

Mit dem Befehl »Datei: Datenbank: Feldinhalte ersetzen« werden vorhandene Feldinhalte verändert. Wollen Sie nur bestimmte Adressen bearbeiten, recherchieren Sie diese vorher.

Mit dieser Funktion wird zum Beispiel im Feld »Betreuer« in allen Adressen ein Name gesucht und durch einen anderen ersetzt.

• Wählen Sie die Datentabelle aus, in der Sie etwas ändern wollen. Ihnen stehen neben der Adresstabelle auch Zusatzdaten- und Untertabellen zur Verfügung.
• Suchen Sie oben das zu ändernde Feld aus der Liste aus.
• Geben Sie an, welche Datensätze geändert werden sollen. Sie können neben dem aktuellen auch sämtliche oder die recherchierten Datensätze bearbeiten.

Ihnen werden sämtliche für die gewählte Tabelle vorhandenen Filter angeboten. Diese wurden in der Datenbankstruktur hinterlegt.

Starten Sie den Vorgang, wird der Dialog »Feldinhalte ändern« angezeigt. Hier entscheiden Sie, ob Sie die Änderungen einzeln oder insgesamt bestätigen oder den Vorgang abbrechen wollen.