Der Stichwort-Vorrat

Den Stichwort-Vorrat verwalten Sie über die Werkzeuge am unteren Rand der Anzeige. In der Baumansicht können Sie dort auch festlegen, wie viele Ebenen Sie anzeigen lassen wollen.

Es ist oft praktisch, ein Hauptstichwort und dazu passende Nebenstichwörter hierarchisch zu erfassen, beispielsweise »Event.Hausmesse« oder »Event.Weihnachtsfest«. Diese Stichwörter werden als Nebenstichwörter zum Hauptstichwort »Event« angezeigt. Sie können Stichwörter über bis zu zehn Ebenen erfassen.

Sie können zwischen einer Tabellen- und einer Baumstruktur zur Anzeige der Stichwörter wechseln.

Einzelne Ebenen lassen sich in der Baumstruktur durch Anklicken der Pfeilsymbole ein- bzw. ausblenden.

• Klicken Sie ein Stichwort – egal, ob Haupt- oder Nebenstichwort – im Vorrat an. Weisen Sie es dann über die Schaltfläche »>« in der Mitte der Adresse zu.

Ein neues Stichwort anlegen

• Klicken Sie in der Stichwortbearbeitung unter dem Vorrat die Schaltfläche »Neu« an.

Um ein Stichwort der ersten Ebene zu erstellen, wählen Sie im Dialog für neue Stichwörter unter »Hierarchie« die Option »Neue Hierarchie« aus. Tragen Sie anschließend das Stichwort ein.

Um ein untergeordnetes Stichwort zu erstellen, markieren Sie zunächst ein Stichwort im Vorrat. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche »Neu« unter dem Vorrat. Das gewählte Stichwort wird unter »Hierarchie« vorgeschlagen. Tragen Sie das untergeordnete Stichwort ins Feld »Stichwort« ein.

Das Stichwort wird dem Stichwortvorrat hinzugefügt und kann beliebig vielen Datensätzen zugewiesen werden.

Stichwort-Vorrat bearbeiten

Sie können die Liste der verfügbaren Stichwörter, den sogenannten »Stichwort-Vorrat«, auch direkt bearbeiten und dort Stichwörter endgültig löschen.

• Erteilen Sie den Befehl »Einfügen: Stichwörter: Vorrat«.
• Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste in die Stichwörter klicken und im Kontextmenü den Befehl »Stichwort-Vorrat« auswählen.

Mit der Schaltfläche »Neu« legen Sie neue Haupt- und Nebenstichwörter an.

Wollen Sie ein Haupt- oder Nebenstichwort löschen, markieren Sie es im Vorrat. Dann klicken Sie die Schaltfläche »Löschen« an.

Wenn das Stichwort über untergeordnete Stichwörter verfügt, werden Sie gefragt, ob diese ebenfalls gelöscht oder einem anderen Stichwort untergeordnet werden sollen.

Ein gelöschtes Stichwort wird sowohl aus dem Stichwort-Vorrat als auch aus allen Adressen, denen es zugewiesen ist, entfernt. Mit Stichwort-Sets verfahren Sie analog.

Ein Stichwort umbennen

• Wählen Sie im Stichwort-Vorrat das betreffende Stichwort aus.
• Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche »Bearbeiten«.

Durch die Umbenennung wird das Stichwort automatisch in allen Adressen geändert, denen es bisher zugewiesen war.

Container

Der Stichwort-Vorrat kann in den Datenbank-Einstellungen verwaltet werden. Hier lassen sich – entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt – Stichwörter zentral für die aktuell geöffnete Datenbank anlegen.

Ein Container dient nicht selbst als Stichwort, sondern dazu, Stichworte aufzunehmen und zu gliedern.

• Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Stichwörter konfigurieren«.

Wenn Sie eine neue Datenbank öffnen, ist darin zunächst nur der Container »System« vorhanden, jedoch noch keine Stichwörter oder Hierarchien.

Sie können Stichwörter in den vorhandenen Container »System« aufnehmen oder eigene Container anlegen. Durch die Vergabe von Zugriffsrechten können Sie Benutzern oder Benutzergruppen die entsprechenden Stichwortrechte zuweisen. Die Vergabe der Stichwörter erfolgt dabei für jede Datenbank separat.

Stichwort-Sets

Sie können Stichwörter in Sets zusammenfassen, wenn Sie unter bestimmten Umständen immer wieder dieselbe Menge an Stichwörtern vergeben müssen.

Ein Beispiel: Jeder Neukunde erhält bei Ihnen die vier Stichwörter: »Newsletter.Kunden«, »Newsletter.Veranstaltungen«, »Sonderaktion.Neukunden« und »Weihnachten.Karte«. Dann können Sie diese Stichwörter zu einem Set zusammenfassen und allen Neukunden zuweisen.

• Wechseln Sie in der Stichwortbearbeitung in die Registerkarte »Stichwort-Sets«.
• Klicken Sie »Stichwort-Sets verwalten« an.
• Wählen Sie den Container, zu dem das Set gehören soll.
• Klicken Sie rechts die Schaltfläche »Neu« an.
• Nennen Sie das Set »Neukunde«.
• Weisen Sie dem Set nun die entsprechenden Stichwörter zu. Diese müssen sich in dem Container befinden, zu dem das Set gehört.

Wenn Sie in Zukunft einen Neukunden erfassen, können Sie dessen Adresse die im Set gesammelten Stichwörter zuweisen.

• Öffnen Sie die Stichwortbearbeitung beispielsweise per Doppelklick in ein Stichwortfeld.
• Wechseln Sie in die Registerkarte »Stichwort-Sets«.
• Ordnen Sie das Set zu. Dann wird die Adresse mit den im Set enthaltenen Stichwörtern versehen.