Suchen und Finden
Recherchieren
Mit Recherche-Funktionen werden Adressen, die bestimmte Kriterien erfüllen, ausgewählt. Danach können diese Adressen in vielfältiger Art weiterbearbeitet – zum Beispiel gedruckt oder exportiert – werden. Recherchierte Adressen werden in der Tabellenansicht farblich hervorgehoben.
In der Statuszeile unten rechts sehen Sie, wie viele Adressen momentan recherchiert sind:
Informativ für Sie ist der Recherchestatus:
Es gibt verschiedene Arten von Recherchen, die ganz verschiedene Bedürfnisse befriedigen. Je nachdem, welchen Recherchetyp Sie benötigen, müssen Sie unterschiedliche Eingaben vornehmen.
Sie werden während Ihrer Arbeit mit dem Programm – insbesondere, wenn Sie es mit großen Datenbeständen zu tun haben – des Öfteren Recherchen durchführen, um bestimmte Adress- oder Personengruppen aus Ihrem Datenbestand gezielt herauszufiltern.
Mit den recherchierten Adressen können Sie dann bspw.
- Serienbriefe adressieren
- Telefonaktionen planen
- gleiche Datenfelder ändern
Tipp
Sie finden mit der Recherche immer Adressen. Als Ergebnis jeder Recherche werden die Adressen, die den Suchkriterien entsprechen, in der Adresstabelle farbig markiert (und die anderen Adressen ggf. ausgeblendet). Sie können zwar nach Kontakten, Zusatzdaten usw. suchen. Als Ergebnis werden keine Kontakte, Zusatzdaten etc. angezeigt, sondern Adressen, denen die entsprechenden Kontakte etc. zugeordnet sind.
Grundfunktionen der Recherche
Eine einzelne Adresse als recherchiert markieren
Manchmal müssen Sie nur eine einzelne Adresse recherchieren.
- Gehen Sie zur gewünschten Adresse.
- Erteilen Sie den Befehl »Recherche: Adressen: Aktuelle Adresse recherchieren« oder betätigen Sie die Taste »F5«.
Die markierte Adresse ist jetzt recherchiert. Sie erkennen dies an der farbigen Markierung in der Adresstabelle und am Wort »Recherchiert« in der Statuszeile der Adressmaske.
Recherche einer einzelnen Adresse aufheben
Es kann vorkommen, dass Sie eine einzelne Adresse recherchiert haben und diese wieder entrecherchieren möchten. Oder Sie haben viele Adressen recherchiert und wollen einzelne davon manuell wieder ausschließen.
- Gehen Sie zur gewünschten recherchierten Adresse.
- Erteilen Sie den Befehl »Recherche: Adressen: Aktuelle Adresse recherchieren« oder betätigen Sie die Taste »F5«.
Die markierte Adresse ist jetzt nicht mehr recherchiert. Gab es weitere recherchierte Adressen, bleiben diese weiterhin recherchiert.
Eine Recherche ausschalten
Eine Recherche auszuschalten heißt, die nicht recherchierten Adressen wieder einzublenden, wobei die Recherche selbst bestehen bleibt.
- Sie können die Recherche jederzeit ausschalten, um alle Adressen – die nicht recherchierten ebenso wie die recherchierten – auf einmal zu sehen. Dazu erteilen Sie den Befehl »Recherche: Bearbeiten: Ausschalten«.
Die blau markierten Adressen sind recherchiert, die anderen nicht.
- Wollen Sie wieder nur die recherchierten Adressen sehen, schalten Sie die Recherche wieder ein, indem Sie den Befehl »Recherche: Bearbeiten: Einschalten« erteilen.
Eine Recherche rückgängig machen
- Erteilen Sie den Befehl »Recherche: Bearbeiten: Rückgängig«.
Hiermit machen Sie den letzten Rechercheschritt ungeschehen. Dabei recherchierte Adressen werden wieder aus der Recherche genommen. Diese Funktion ist vor allem bei mehrstufigen Recherchen praktisch.
Eine Recherche wiederherstellen
- Erteilen Sie den Befehl »Recherche: Bearbeiten: Wiederherstellen«.
Hiermit stellen Sie einen rückgängig gemachten Rechercheschritt wieder her.
Eine Recherche aufheben
- Erteilen Sie den Befehl »Recherche: Bearbeiten: Aufheben«.
Es ist keine Adresse mehr recherchiert.
Einfache Recherche
Standardmäßig recherchieren Sie beliebige Zeichenfolgen in Adressfeldern der Adressmaske.
Ein Beispiel: Sie möchten alle Adressen recherchieren, bei denen im Feld »Vorname« die Zeichenfolge »Bernd« steht.
- Erteilen Sie den Befehl »Recherche: Adressen: Recherchieren« oder betätigen Sie die Tastenkombination »Strg+R«.
- Sie sehen nun eine leere Adressmaske. Tragen Sie ein, wonach Sie suchen. In diesem Beispiel suchen Sie alle Adressen, denen eine Person mit dem Vornamen »Bernd« zugeordnet ist.
Tipp
Sie können hier Platzhalter verwenden (eine Liste finden Sie hier). Sie dürfen natürlich auch mehrere zu recherchierende Begriffe eingeben, z.B. einen Nachnamen plus einen Städtenamen. Mehrere Einträge werden behandelt, als seien sie durch ein »Und« verknüpft.
- Klicken Sie in der Dialogbox zur Recherche die Schaltfläche »OK« an.
- Die Recherche wird durchgeführt und das Ergebnis in der Adresstabelle dargestellt.
Sonderzeichen & Platzhalter für Recherchen
| Zeichen | Funktion |
|---|---|
| »*« | Der Stern dient als Platzhalter (Joker) für ein oder mehrere beliebige Zeichen. »mann« findet »Hausmann«, »Spielmann«, »Zimmermann« etc. »mann« findet »Hausmann«, »Alemannen«, »Mannheim« usw. ».*.2020« findet in einem Datumsfeld alle Termine im Jahr 2020. |
| »?« | Das Fragezeichen dient als Platzhalter für ein einzelnes Zeichen im Befehl »Recherche: Adressen: Recherchieren«. »????« im Postleitzahlen-Feld recherchiert alle vierstelligen Postleitzahlen. Der Unterschied zum Stern: »*mann« findet »Hausmann« »?mann« findet nur »Amann«, »Emann«, »Umann« usw. |
| »-« | Wird einem Suchbegriff ein Minuszeichen vorangestellt, sucht das Programm nach Adressen, die diesen Begriff nicht enthalten. |
| »=« | Das Gleichheitszeichen findet Einträge, die dem Suchbegriff exakt entsprechen. Wollen Sie nur nach »München« und nicht auch nach »Münchenbernsdorf« suchen, geben Sie »=München« ein. |
| »>« | Das Größer-Zeichen findet Einträge, die größer als der angegebene Wert sind. »>1.1.2020« findet in einem Datumsfeld alle Termine nach dem 1.1.2020. |
| »>=« | Das Größer-Gleich-Zeichen findet Einträge, die größer als der oder gleich dem angegebenen Wert sind. |
| »<« | Das Kleiner-Zeichen findet Einträge, die kleiner als der angegebene Wert sind. »<1.1.2020« findet in einem Datumsfeld alle Termine vor dem 1.1.2020. |
| »<=« | Das Kleiner-Gleich-Zeichen findet Einträge, die kleiner als der oder gleich dem angegebenen Wert sind. |
| »()« | Mit Klammern werden alle Adressen gefunden, deren entsprechendes Feld komplett leer ist. »-()« findet hingegen alle Einträge, in denen dieses Feld nicht leer ist. |
Da diese Zeichen als Befehle fungieren, kann nach ihnen selbst nicht direkt recherchiert werden. Wurden in einem Feld Sonderzeichen verwendet, können diese mit »Sonderzeichen« recherchiert werden, also z.B. »<, («.