Allgemeines zu Adressen

Die eigentlichen Adressdaten (Name, Anschrift, Telefonnummer etc.) bilden die Datenbasis.

Diese Informationen lassen sich z.B. durch

• Bemerkungen,
• Beschreibungen einzelner Kontakte (Telefonate, Besprechungen, Briefwechsel usw.),
• Zusatzdaten (etwa zu bestehenden Verträgen, Geräten, Serviceleistungen),
• und fast beliebig umfangreiche weitere Daten ergänzen.

Adresshierarchie

Adressen können hierarchisch verwaltet werden, wenn der Systemverwalter diese Möglichkeit in den Datei-Einstellungen aktiviert hat. Das bedeutet, dass bei Adressen zwischen (übergeordneten) Hauptadressen und (untergeordneten) Nebenadressen unterschieden wird.

Beispiel

In der Firma cobra arbeiten verschiedene Mitarbeiter, die zu Ihren Ansprechpartnern gehören.

1. Zuerst erfassen Sie die Adressdaten der Firma cobra mit Adresse, Telefonnummer der Zentrale etc. Dies ist die Hauptadresse.
2. Anschließend legen Sie für jeden Ansprechpartner eine eigene Nebenadresse in cobra an. Beim Anlegen einer Nebenadresse werden bestimmte Einträge aus der Hauptadresse übernommen. Welche das sind, hat der Systemadministrator unter »Datei: Datenbank: Allgemeine Einstellungen« auf der Registerkarte »Hierarchie« festgelegt.

Sie müssen also nur noch wenige Angaben zu den jeweiligen Ansprechpartnern machen (z.B. die Durchwahl oder die persönliche E-Mail-Adresse). Ändert sich etwas an der Hauptadresse, z.B. durch Umzug, können diese Änderungen automatisch in alle Nebenadressen übernommen werden.

Die Trennung in Haupt- und Nebenadressen stellt somit eine erhebliche Arbeitsersparnis dar.

Sie erkennen in der Adresstabelle hierarchische Adressen an kleinen Symbolen, die vor dem Firmennamen stehen.

Klicken Sie das »-«-Symbol an, werden die Nebenadressen verborgen.

Das Symbol verändert sich zu einem »+«-Symbol, mit dem Sie die Nebenadressen wieder anzeigen lassen können.